L’acquisto di un impianto di videosorveglianza aziendale richiede alcune verifiche preventive. Non tutte le telecamere disponibili sul mercato possiedono infatti le caratteristiche necessarie per garantire il rispetto della normativa sulla privacy e consentire una corretta gestione delle registrazioni.
Prima di acquistare telecamere destinate ad ambienti di lavoro è importante verificarne le caratteristiche tecniche, le funzionalità e le modalità di registrazione e conservazione delle immagini, per evitare di acquistare dispositivi che potrebbero risultare inadeguati alle condizioni richieste dall’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL).
L’autorizzazione deve precedere l’installazione
L’articolo 4 della Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori) stabilisce che gli impianti audiovisivi dai quali possa derivare un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per:
- Esigenze organizzative e produttive.
- Sicurezza del lavoro.
- Tutela del patrimonio aziendale.
L’installazione richiede preventivamente un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali oppure, in mancanza di accordo o in assenza delle rappresentanze, l’autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro competente.
La sola presentazione della domanda non autorizza l’installazione delle telecamere. L’azienda deve attendere il rilascio del provvedimento, quando necessario, prima di procedere.
L’obbligo riguarda anche le telecamere che non registrano, quelle utilizzate esclusivamente per la visione in diretta e i dispositivi autonomi alimentati a batteria.
Le 10 verifiche da effettuare prima dell’acquisto
- Cancellazione automatica delle registrazioni
Verificare che il sistema permetta di impostare un periodo preciso di conservazione delle immagini e che, alla scadenza, le registrazioni vengano automaticamente cancellate.
Per molte situazioni ordinarie possono essere appropriati tempi di 24–48 ore, mentre conservazioni più lunghe devono essere motivate.
- Modalità di registrazione e memoria interna
Controllare se le immagini vengono registrate su DVR/NVR, scheda SD o microSD, memoria interna oppure servizi cloud.
Sono ammesse anche telecamere alimentate a batteria con registrazione su scheda di memoria incorporata. È però necessario verificare che il sistema consenta di rispettare i tempi di conservazione stabiliti.
Attenzione: la semplice funzione di sovrascrittura quando la memoria è piena potrebbe non essere sufficiente. Se la telecamera registra pochi eventi, le immagini potrebbero rimanere archiviate per settimane.
- Protezione delle registrazioni
Verificare la presenza di sistemi di sicurezza contro gli accessi non autorizzati, quali password, gestione delle credenziali e, preferibilmente, cifratura delle registrazioni.
In presenza di schede SD estraibili è particolarmente importante proteggere le immagini anche in caso di furto o rimozione della memoria.
- Gestione degli accessi alle immagini
Verificare che sia possibile limitare la visione e l’esportazione dei filmati ai soli soggetti autorizzati dall’azienda.
Sono preferibili sistemi con credenziali individuali e registrazione degli accessi e delle operazioni effettuate.
- Possibilità di disattivare la registrazione audio
Controllare se la telecamera dispone di microfono e se sia possibile disattivarlo.
La registrazione audio non è normalmente necessaria per le ordinarie finalità di videosorveglianza aziendale e può comportare ulteriori criticità in materia di privacy e controllo dei lavoratori.
- Regolazione delle inquadrature
Verificare che la telecamera permetta di orientare e delimitare le riprese alle sole aree effettivamente da proteggere.
È opportuno scegliere dispositivi che consentano il mascheramento delle zone non pertinenti, evitando riprese non necessarie delle postazioni lavorative e di aree estranee alle finalità dichiarate.
- Visione in diretta e accesso remoto
Verificare se il sistema consente la visione delle immagini in tempo reale, attraverso smartphone, computer oppure da postazioni esterne all’azienda.
Queste funzionalità devono essere giustificate dalle effettive esigenze aziendali e descritte nella documentazione presentata all’ITL.
- Collegamento Internet e servizi cloud
Accertare se le immagini vengono conservate esclusivamente in azienda oppure trasferite a server esterni.
In presenza di servizi cloud occorre verificare il fornitore, le misure di sicurezza, gli eventuali trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo e gli adempimenti GDPR applicabili.
- Funzioni intelligenti e intelligenza artificiale
Verificare la presenza di funzionalità di riconoscimento facciale, identificazione delle persone, tracciamento degli spostamenti o analisi automatica dei comportamenti.
Le funzionalità non necessarie devono essere disattivate. L’eventuale utilizzo di sistemi biometrici o di analisi avanzata richiede specifiche valutazioni giuridiche e privacy.
- Documentazione tecnica del produttore
Prima dell’acquisto, richiedere una scheda tecnica completa che specifichi:
- Modello e caratteristiche delle telecamere.
- Modalità di alimentazione e registrazione.
- Sistemi di memorizzazione e cancellazione delle immagini.
- Funzioni di accesso locale e remoto.
- Misure di protezione dei dati.
- Modalità di impostazione delle registrazioni.
- Eventuali funzionalità audio e di intelligenza artificiale.
Queste informazioni sono particolarmente utili per predisporre la relazione tecnica da allegare all’istanza di autorizzazione.
Attenzione alle telecamere a batteria con scheda SD
Le telecamere autonome, spesso utilizzate per sorvegliare accessi, magazzini, depositi e aree esterne, possono rappresentare una soluzione pratica ed economica.
Tuttavia, prima dell’acquisto è fondamentale accertare che la registrazione locale non impedisca la corretta cancellazione dei filmati e che l’eventuale rimozione della scheda di memoria non consenta a persone non autorizzate di accedere alle immagini.
L’assenza di un collegamento Internet o di un videoregistratore centrale non esclude l’applicazione dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori.
Quali documenti servono per richiedere l’autorizzazione?
Per presentare la richiesta all’Ispettorato Territoriale del Lavoro è necessario predisporre un’apposita istanza, corredata dalla documentazione prevista.
In particolare, assume rilievo una relazione che descriva le esigenze aziendali, le caratteristiche delle telecamere, il funzionamento dell’impianto, le aree riprese, gli orari di attivazione, le modalità di accesso alle immagini e i tempi di conservazione.
Occorre inoltre predisporre la documentazione planimetrica e fotografica richiesta.
L’autorizzazione dell’ITL, quando necessaria, non sostituisce gli ulteriori adempimenti previsti dal GDPR, tra cui informative, cartelli di videosorveglianza, misure di sicurezza e valutazione dell’eventuale necessità di una DPIA.
Il consiglio di MIZAR: verificare prima di acquistare
Una telecamera tecnologicamente avanzata non è automaticamente idonea a essere utilizzata in un ambiente di lavoro.
Acquistare dispositivi senza aver prima verificato le caratteristiche tecniche e gli obblighi normativi può comportare la necessità di sostituire le apparecchiature, modificare il sistema di registrazione oppure rivedere il progetto dell’impianto.
Per questo motivo MIZAR consiglia alle aziende di effettuare una valutazione preventiva del sistema di videosorveglianza, prima dell’acquisto e dell’installazione, verificando:
- La legittimità delle finalità perseguite.
- Le aree che si intendono sorvegliare.
- L’idoneità tecnica delle telecamere.
- Le modalità di conservazione e protezione delle immagini.
- La documentazione necessaria per l’autorizzazione dell’ITL.
- Gli adempimenti richiesti dalla normativa privacy.
MIZAR S.r.l. è a disposizione delle aziende per supportarle nella verifica preventiva degli impianti, nella valutazione degli adempimenti privacy e nella predisposizione della documentazione necessaria per richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato Territoriale del Lavoro.
