Con la Circolare n. 5 del 19 febbraio 2018 l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha voluto fornire indicazioni operative in ordine a problematiche inerenti l’installazione e l’utilizzazione di impianti di videosorveglianza.

Una prima questione ha riguardato le modalità secondo cui l’INL stesso effettua l’istruttoria delle istanze presentate per il rilascio del provvedimento autorizzativo e, in particolare, la valutazione dei presupposti legittimanti il controllo a distanza dei lavoratori. L’oggetto dell’attività valutativa – chiarisce l’INL –  si concentra sull’effettiva sussistenza delle ragioni legittimanti l’adozione del provvedimento, tenendo presente in particolar modo la specifica finalità per la quale l’azienda ha richiesto l’autorizzazione (e cioè le ragioni organizzative e produttive, quelle di sicurezza sul lavoro e quelle di tutela del patrimonio aziendale). Conseguentemente, le eventuali condizioni poste all’utilizzo delle varie strumentazioni utilizzate dovranno essere correlate alla specifica finalità individuata nell’istanza senza, però, particolari ulteriori limitazioni di carattere tecnico che talvolta finiscono per vanificare l’efficacia dello stesso strumento di controllo. Poiché il provvedimento autorizzativo viene rilasciato sulla base delle specifiche ragioni dichiarate dall’istante in sede di richiesta, l’attività di controllo sarà legittima se strettamente funzionale alla tutela dell’interesse dichiarato, interesse che non può essere modificato nel corso del tempo nemmeno se vengano invocate le altre ragioni legittimanti il controllo stesso ma non dichiarate nell’istanza di autorizzazione. Gli eventuali controlli ispettivi successivi al rilascio del provvedimento autorizzativo, pertanto, dovranno verificare che le modalità di utilizzo degli strumenti di controllo siano assolutamente conformi e coerenti con le finalità dichiarate.

Come ha ricordato l’INL, fra le ragioni giustificatrici del controllo a distanza dei lavoratori l’elemento di novità introdotto dalla più recente normativa (il Jobs Act del 2015, il quale ha appunto modificato anche l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, riguardante i controlli a distanza) è rappresentato dalla tutela del patrimonio aziendale. Tale concetto necessita però di un’attenta valutazione in quanto l’ampiezza della nozione rischia di non trovare un’adeguata delimitazione e, conseguentemente, di non fungere da idoneo filtro all’ammissibilità delle richieste di autorizzazione. Tuttavia l’INL ha chiarito che tale problematica non si pone per le richieste che riguardano dispositivi collegati ad impianti di antifurto: tali dispositivi, entrando in funzione soltanto quando in azienda non sono presenti lavoratori, non consentono alcuna forma di controllo incidentale degli stessi. Diversa invece è l’ipotesi in cui la richiesta di installazione riguardi dispositivi operanti in presenza del personale aziendale, in quanto in tal caso la generica motivazione di tutela del patrimonio va necessariamente declinata per non vanificare le finalità poste alla base della disciplina normativa. In tali fattispecie, i principi di legittimità e determinatezza del fine perseguito, nonché della sua proporzionalità, correttezza e non eccedenza, impongono una gradualità nell’ampiezza e tipologia del monitoraggio, che rende assolutamente residuali i controlli più invasivi, legittimandoli solo a fronte della rilevazione di specifiche anomalie e comunque all’esito dell’esperimento di misure preventive meno limitative dei diritti dei lavoratori.

Per quanto riguarda la ripresa dei lavoratori, l’INL ha chiarito che, di norma, essa dovrebbe avvenire in via incidentale e con carattere di occasionalità; tuttavia, nulla impedisce, se sussistono le ragioni giustificatrici del controllo (ad esempio tutela della sicurezza del lavoro o del patrimonio aziendale), di inquadrare direttamente l’operatore, senza introdurre condizioni quali, per esempio, l’angolo di ripresa della telecamera oppure l’oscuramento del volto del lavoratore.

Non appare inoltre fondamentale specificare il posizionamento predeterminato e l’esatto numero delle telecamere da installare: lo stato dei luoghi e il posizionamento delle merci o degli impianti produttivi è spesso oggetto di continue modificazioni nel corso del tempo (si pensi, ad esempio, alla rotazione delle merci nelle strutture della grande distribuzione) e, pertanto, rendono scarsamente utile un’analitica istruttoria basata su planimetrie che nel corso del tempo potrebbero divenire non più rappresentative del contesto lavorativo.  Un provvedimento autorizzativo basato sull’esibizione di una documentazione che “fotografa” lo stato dei luoghi in un determinato momento storico rischierebbe, infatti, di perdere efficacia nel momento stesso in cui tale “stato” venga modificato per varie esigenze, con la conseguente necessità di un aggiornamento periodico dello specifico provvedimento autorizzativo.

Per quanto concerne le telecamere l’INL ha inoltre ricordato che i sistemi di videosorveglianza di più recente introduzione si basano su tecnologie digitali adatte all’elaborazione su PC e trasmissione su rete dati (tipo internet). Le nuove soluzioni video in tecnologia IP hanno rivoluzionato il concetto di videosorveglianza, rendendo possibili funzioni e scenari applicativi inimmaginabili fino a pochi anni fa. I sistemi di videosorveglianza che utilizzano tale tecnologia sono caratterizzati dall’utilizzo di una rete IP, cablata oppure wireless, che consente il trasporto dei dati video e audio digitali da un computer all’altro attraverso internet; è anche possibile registrare, visualizzare e mantenere le informazioni video e audio in qualsiasi punto della rete opportunamente dimensionata. Inoltre è possibile installare impianti di videosorveglianza a circuito chiuso, collegati all’intranet aziendale o via internet a postazione remota. A tal proposito, l’INL ha precisato che, ove sussistano le ragioni giustificatrici del provvedimento, è autorizzabile da postazione remota sia la visione delle immagini in tempo reale che registrate, ma che tuttavia l’accesso da postazione remota alle immagini in tempo reale può essere autorizzato solo in casi eccezionali debitamente motivati. L’accesso alle immagini registrate, sia da remoto che in loco, deve inoltre essere tracciato anche tramite apposite funzionalità che consentano la conservazione dei log di accesso per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi; pertanto non va più posta come condizione, nell’ambito del provvedimento autorizzativo, l’utilizzo del sistema della doppia chiave fisica o logica.

Infine, per quanto riguarda il perimetro spaziale di applicazione della disciplina in esame, l’INL ha ricordato che l’orientamento giurisprudenziale tende ad identificare come luoghi soggetti alla normativa in questione anche quelli esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale (ad es. zone di carico e scarico merci). L’installazione di telecamere dirette verso il luogo di lavoro dei propri dipendenti o su spazi dove essi hanno accesso anche occasionalmente deve quindi essere preventivamente autorizzata da specifico accordo con le organizzazioni sindacali ovvero da un provvedimento dell’Ispettorato del lavoro. Sarebbero invece da escludere dall’applicazione della norma quelle zone esterne estranee alle pertinenze dell’azienda, come ad es. il suolo pubblico, anche se antistante alle zone di ingresso all’azienda, nelle quali non è prestata attività lavorativa.

https://www.ispettorato.gov.it/it-it/orientamentiispettivi/Documents/Circolari/INL-Circolare-n-5-del-19-febbraio-2018-Videosorveglianza-signed.pdf