Il problema che deve affrontare chi organizza un convegno oppure un congresso od anche una manifestazione generica, è legato al fatto che spesso vengono scattate numerose fotografie, durante gli eventi connessi alla manifestazione, sia per promozione su reti sociali, sia per promozione su mezzi di comunicazione di massa. In casi limitati, è possibile raccogliere una specifica autorizzazione da uno specifico interessato, ma è evidente che, in casi più generali, la raccolta di un consenso dai singoli interessati coinvolti non è proponibile. L’autorità Garante austriaca ha allora adottato un procedimento assai simile a quello che viene utilizzato, quando si deve offrire un’informazione sull’esistenza di impianti di videosorveglianza. Il cartello viene posto prima di entrare nella zona ripresa dalle telecamere e il fatto che l’interessato entri nella zona ripresa costituisce implicito consenso alla ripresa.
Restano ovviamente intatti tutti i diritti di cui gode l’interessato, come ad esempio il diritto di accesso, cancellazione, proibizione di trattamenti automatizzati e via di seguito.
L’informazione è bene che sia stampata su carta intestata, che permetta di identificare facilmente il titolare ed ecco la traduzione che offro ai lettori:
Informazioni afferenti a fotografie e registrazioni video
L’Azienda xxx scatta fotografie e riprende filmati durante questo evento.
Le fotografie ed i video potranno essere pubblicati per uso commerciale su supporti stampati e supporti elettronici-ad esempio, sul sito Web del titolare, su Facebook e altri social media.
Se non desiderate essere ripresi in fotografie o video, per favore informate la reception.
Il cartello deve essere ben leggibile e posto in immediata prossimità degli ingressi, o del punto di registrazione dei visitatori (se prevista) o della reception.
