La geolocalizzazione dei lavoratori può avvenire attraverso numerosi sistemi: GPS installati sui veicoli aziendali, smartphone e tablet, applicazioni per la gestione degli interventi, software di controllo delle flotte, dispositivi indossabili, badge evoluti e strumenti che rilevano la posizione tramite reti Wi-Fi, Bluetooth o RFID.
Anche quando il sistema localizza formalmente un veicolo, un dispositivo o un’attrezzatura, i dati raccolti diventano personali se possono essere associati a uno specifico lavoratore.
Prima dell’attivazione, l’azienda deve verificare:
- le finalità perseguite, ad esempio sicurezza, tutela dei beni o esigenze organizzative;
- la necessità e la proporzionalità del monitoraggio;
- l’eventuale applicazione dell’art. 4 dello Statuto dei lavoratori;
- la necessità di un accordo sindacale oppure dell’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro;
- gli adempimenti richiesti dal GDPR.
Il sistema deve essere configurato evitando controlli continui o eccessivamente dettagliati. Occorre inoltre impedire, salvo esigenze eccezionali, la rilevazione durante le pause e fuori dall’orario di lavoro, stabilire tempi di conservazione limitati, individuare chi può accedere ai dati e fornire ai lavoratori un’informativa completa.
Il consenso del dipendente non sostituisce l’accordo sindacale, l’autorizzazione dell’Ispettorato o gli altri obblighi previsti dalla normativa.
MIZAR può supportare le aziende nella verifica preventiva dei sistemi utilizzati e nella predisposizione della documentazione necessaria.
L’art. 4 dello Statuto dei lavoratori prevede l’accordo sindacale o, in mancanza, l’autorizzazione dell’Ispettorato per gli strumenti dai quali possa derivare un controllo a distanza. Il Garante ha inoltre ribadito che il monitoraggio non deve essere continuo e deve rispettare trasparenza e minimizzazione dei dati.
